به این جمله خوب دقت کنید: «دوست دارم این کار را انجام دهم، اما حیف وقتش را ندارم!»
تا به حال چند بار این جمله را گفته اید؟ امروزه مدیریت بهینه زمان براى بسیارى از قشرها مانند کارفرمایان، کارمندان، دانشجویان و حتى خانه داران دردسرى بزرگ محسوب مى شود و این افراد اغلب از نداشتن وقت کافى براى انجام کارها شکایت مى کنند.

اولویت بندى درکارها، ماهیت بنیادین مدیریت زمان است. به این معنا که بعضى از کارها را باید اول انجام داد و بعد به کارهاى دیگر پرداخت. هدف هاى خود را تعیین و سپس آنها را براساس اهمیت شان اولویت بندى کنید. حالا نوبت تعیین یک برنامه زمانى براى اجراى این اهداف است.

سعى کنید روى اعمال خود کنترل بهترى داشته باشید تا استفاده بیشترى از زمان ببرید. براى آموختن مدیریت زمان، نخست باید آموخت چگونه اعمال و کارهاى شخصى خود را مدیریت کرد.
مدیریت زمان ابزارى نیست که شما را قادر به سخت تر و بیشتر کارکردن کند، بلکه به شما کمک مى کند «هوشمندتر» کارکنید. به این معنا که کارهاى خود را ساده تر وسریعتر انجام دهید.

با استفاده از تکنیک هاى مدیریت زمان فرد مى تواند به کار، استراحت، تفریح و دیگر فعالیت هاى اجتماعى خود برسد . براى استفاده بهینه از زمان لازم نیست که تبدیل به یک آدم «معتاد به کار» شد.

بهره برى از زمان و آگاهى در این زمینه در هریک از ما به طرز چشمگیرى متفاوت است. کارهایى را که در طول روز انجام مى دهیم تا حد زیادى بستگى به مقدار انرژى، انگیزه، توانایى ها، مهارت ها و دیگر منابع در دسترس دارد. بررسى «الگوهاى زمانى» که درخلال آن به انجام کارها مى پردازیم درواقع نخستین گام به منظور بهبود بخشیدن مدیریت زمان است.

زمان اوج بازدهى را مشخص کنید

منظور از زمان اوج، همان ساعت هایى است که فرد بسیار پرانرژى و بازدهى و کارایى اش بالاست. ساعت بیولوژیکى (ساعت زیستى) بدن که تأثیر بسزایى برروى عملکرد فرد دارد، در هر یک از ما متفاوت است. به طور کلى مى توان افراد را به سه گروه تقسیم کرد. دسته اول که در ساعت هاى آغازین بامداد بسیار فعال و پرانرژى هستند و با بازدهى بالا کارها را انجام مى دهند. دسته دوم در ساعت هاى واپسین بعدازظهر بسیار پرکارند و بازدهى کارشان در آن ساعت ها بیشتر از مواقع دیگر درطول روز است. آخرین گروه، شب زنده داران هستند که نیمه هاى شب را بهترین موقع براى انجام دادن کارها مى دانند. پیش از هرچیز شما باید زمان اوج کارى خود را معین کنید و آن را به کارهاى سخت تر یا افکار خلاق خود اختصاص دهید.

زمانى براى دیگران

درطول یک هفته یا گاهى در طول یک روز، باید زمانى را براى دیگران منظور کنید. براى مثال یک مدیرعامل را در نظر بگیرید که دائم باید براى ملاقات با پرسنل اداره، مدیران قسمت هاى مختلف، کارگران و دیگر قسمت هاى تحت نظارتش برنامه ریزى کند. خودتان را جاى یک مدیرعامل درنظر بگیرید. دراین صورت باید بخشى از زمان را براى خانواده و همکاران کنار بگذارید. همچنین سعى کنید تا حد امکان عوامل بازدارنده یا اتفاق هایى را که موجب وقفه درکار مى شود کاهش دهید، بخصوص هنگام ساعت هاى اوج کارى تان. درواقع گاه مى توان کار دو ساعت را در یک ساعت آرام و به دور از عوامل بازدارنده، انجام داد.

تجزیه و تحلیل مشکلات

* آیا مى توانید با «تعادل» از زمان خود استفاده کنید؟ زمان ما در یک روز میان کار، عبادت، استراحت و تفریح تقسیم مى شود. تعادل به این معناست که باید زمان کافى براى انجام کارهاى بیرون، حفظ و بهبود روابط شاد خانوادگى، خواب، استراحت و فعالیت هایى مانند ورزش و مطالعه داشته باشید.

* آیا نیاز اصلى شما قبول کردن محدودیت زمان است؟ یقیناً در بعضى از دوره هاى زندگى زمان کافى براى انجام هرکارى که دلمان مى خواهد نداریم. این نکته بویژه براى خانواده هایى که بچه هاى کوچک دارند و افراد مجردى که باید کارهاى خارج و داخل خانه را خودشان به تنهایى انجام دهند، حائزاهمیت است. دراین حالت و با توجه به محدودیت هایى که زمان به شما اعمال مى کند، باید بیاموزید که فعالیت ها و کارهاى کم اهمیت تر را براى به دست آوردن زمان بیشتر و انجام کارهاى ضرورى تر، حذف کنید.

* آیا هدف اصلى تان کاهش زمان کارى است؟ گاهى اوقات لازم است کارها را ساده تر کرد. براى مثال مى توان غذایى درست کرد که ساده تر باشد و زمان کمترى صرف تهیه آن شود.
اگر انتظار و توقع بالایى از خودتان دارید، مى توانید استانداردها و معیارهاى آن را تعدیل کنید. مى توان از امکانات مؤسسه هاى خدماتى نیز استفاده کرد.

* آیا زمان کافى براى پرداختن به امور شخصى تان دارید؟ گاهى اوقات زمانى که باید صرف امور شخصى و کارهایتان بکنید، نخستین اولویت را پیدا مى کند. شما به زمان احتیاج دارید تا به بررسى احساسات و اهدافتان بپردازید.

براى حفظ سلامت روان به سرگرمى ها و کارهاى موردعلاقه تان بپردازید. توانایى خود را در «نه گفتن» بالا ببرید و رابطه اى شفاف با دیگران برقرار کنید. براى «نه گفتن» باید تمرین کرد. به خاطر داشته باشید که نه گفتن و نپذیرفتن یک کار، مى تواند موجب آرى گفتن و پذیرفتن کارى مهم تر باشد.

هدفگذارى کنید

براى استفاده بهینه از زمان، نخست باید برروى اهدافتان متمرکز شوید. تمام اهداف اعم از شخصى، کارى، اجتماعى، خانوادگى و مالى مهم هستند و رسیدن به آنها نیازمند زمان است.
بیشتر مردم ترجیح مى دهند برروى چند هدف در زندگیشان کارکنند. بررسى کردن اهداف به طور کامل و دقیق پیش نیاز اصلى براى موفقیت دراین کار است. شما باید بدانید چه چیزى در زندگى مى خواهید و چه کسانى و چه سازمانها، علت ها و انگیزه هایى براى شما مهمتر است؟ بعد از تصمیم گرفتن درمورد اهدافتان، آنها را برروى کاغذ بنویسید. در غیر این صورت ممکن است اهدافتان مبهم باقى بماند و هیچگاه متوجه نشوید که آیا به آنها دست یافته اید یا نه؟ پس به فعالیت ها و کارهایى بپردازید که شما را در نیل به این اهداف کمک مى کند. پى بردن به این نکته که نمى توان همه کارها را در آن واحد انجام داد، ممکن است شما را بر آن دارد تا کارهاى بزرگ و پروژه هاى درازمدت را به زنجیره اى از کارهاى کوچکتر و کوتاه مدت تر تقسیم کنید. انجام این کارها در یک دوره معین زمانى بسیار راحت تر و قابل کنترل تر است. حال به منظور رسیدن به هدف نهایى، باید قدم هاى کوچک را که درواقع همان اهداف کوتاه مدت است، بردارید. تکمیل بموقع این کارهاى کوچک و کوتاه مدت اولویت دارد درغیر این صورت زمان را ازدست داده اید بدون آن که پیشرفتى حاصل شود.

زمان شما چگونه تلف مى شود؟

حال که درمورد اولویت ها و نظم و ترتیب انجام کارهاى تان تصمیم گرفته اید، باید به زمان هایى که بیهوده تلف مى شود، توجه کنید.

با یادداشت کردن زمان هایى که به بطالت و بیهودگى مى گذرند به مدت چند روز، به درستى متوجه خواهیدشد که زمان را چگونه از دست مى دهید. این جدول زمانى به شما کمک مى کند تا با برنامه ریزى براى اوقات کار و فراغت، استفاده بهترى از زمان ببرید. اغلب مردم هنگامى که متوجه مى شوند «چقدر» از زمانشان صرف کارهاى بى اهمیت شده، بسیار متعجب مى شوند. شما احتمالاً پى خواهید برد که ساعت هاى معینى در روز و روزهاى معینى در هفته سرتان بسیار شلوغ است. با کمک برنامه ریزى مى توان این روزهاى شلوغ را مدیریت کرد، براى مثال مى توان زمانى را که براى فعالیت هاى دیگر درنظر گرفته ایم، به طور موقت کاهش داد.

همچنین هر فعالیت و کار روزانه اى، بخش هایى تکرارى دارد. براى هرکارى مهلت خاصى تعیین کنید. مانند ساعت شروع و پایان کار، زمان ناهار، زمان جلسات، فعالیت هاى تفریحى یا سایر فعالیت ها.

بعد از برنامه ریزى براى تمام این کارها ممکن است به طور غیرمنتظره اى زمان زیادى براى انجام کارهایى که دوست دارید باقى مانده باشد. این درواقع پاداش شماست. باید از آن به بهترین وجه ممکن استفاده کرد.

عوامل هدر دهنده زمان

وجود بعضى از این عوامل هدردهنده زمان را مى توان در همان جدول زمانى پیداکرد. هم درخانه و هم درمحل کار تلفن، میهمان سرزده، جلسات، ایمیل هاى غیرکارى، تأخیرانداختن کارها، ندانستن این که کار بعدى چیست و خرت وپرت هاى اطرافمان، از رایج ترین عواملى هستند که وقت ما را تلف مى کنند. بى نظمى، نداشتن اولویت در انجام کارها، اهمال کارى، تماشاى بیش از اندازه تلویزیون، یا بیش از حد درگیر جزئیات کارهاى روزمره شدن از دیگر عواملى است که ما بدون آن که متوجه شویم، موجب اتلاف وقتمان مى شود.

براى خودتان برنامه زمانى بنویسید

یک برنامه زمانى هم مى تواند نمایى خلاصه از کارهایى باشد که مى خواهید در آینده نزدیک انجام دهید، هم یک برنامه بسیار دقیق از کارها با تمام جزئیاتشان. اغلب مردم در یک زمان نمى توانند برروى تمام برنامه ها، فعالیت ها و اهدافشان متمرکز باشند. بنابراین آنها را روى کاغذ بنویسید و فهرست هاى متفاوتى از برنامه هایتان تهیه کنید.

آسانترین راه براى نوشتن برنامه زمانى فهرستى از کارهاى بزرگ و کوچکى است که باید انجام گیرد.

این فهرست به تنهایى کافى است تا با یادآورى کارها در زمان آزاد، شما را برآن دارد که انجامشان دهید.

راه دیگر براى داشتن یک برنامه زمانى در واقع نوشتن کارهایى است که باید به صورت زنجیره اى انجام دهید. دراین فهرست باید توالى زمان نیز رعایت شود. شما باید تصمیم بگیرید کدام کار مهم تر است و به انجام آن بپردازید و بعد سراغ کارهاى دیگر بروید.

سومین نوع جدول زمانى، برنامه اى است با تمام جزئیات. این برنامه هم دربرگیرنده ترتیب کار است و هم زمان تقریبى براى تکمیل آنها را دراختیارتان مى گذارد. مزیت این برنامه این است که شما را وادار مى کند با دقت بیشترى به ساعت هاى روز و به روزهاى هفته نگاه کنید و تصمیم هاى بهترى که منطبق با اهمیت کارهاى تان است، بگیرید. به یادداشته باشید که اگرچه در آنها، برنامه ریزى کمى دشوار و وقت گیر است اما درنهایت بیش از آنچه انتظار دارید از اتلاف وقت تان جلوگیرى مى کند.

اجراى برنامه زمانى

هیچ برنامه زمانى اى معجزه نمى کند. همیشه عوامل بازدارنده و مشکلات وجوددارند. به هرحال، یک برنامه زمانى که از قبل ریخته مى شود، کمک مى کند تا وظیفه محوله را درحد قابل قبولى انجام دهید و وقت تان کمتر تلف شود.

از قبل براى روزهایى که کارهاى زیاد و سخت باید انجام دهید برنامه ریزى کنید.

براى پرهیز از انجام با عجله کار در دقایق آخر، آن را زودتر انجام دهید.

اول به انجام دادن کارهاى تکرارى بپردازید تا در صورت پیش آمدن کارى ضرورى، زمان لازم را دراختیار داشته باشید.

استراتژى هاى مدیریت زمان

جدا از برنامه زمانى که براى خودتان نوشته اید، استراتژى هاى مدیریت زمان نیز مى تواند بسیار مفید باشد، هرروز فهرستى از کارهایى که باید انجام شود تهیه کنید و آنها را به ترتیب اهمیت شان انجام دهید.

همیشه یک دفترچه یادداشت و تقویم جیبى به همراه داشته باشید. از آن مى توان براى نوشتن فهرست خرید، کارهایى که باید انجام شود و ثبت زمان قرارهاى ملاقات استفاده کرد.

از زمان انتظار به نحو احسن استفاده کنید. مى توان در این فاصله به انجام کارهاى خانه، مطالعه، نوشتن نامه یا فهرست خرید پرداخت. به این زمان ها که باید منتظر باشید مانند یک هدیه نگاه کنید نه زمانى تلف شده.

خودتان را براى نه گفتن به کارهایى که زمان کافى براى درست انجام دادن شان ندارید، آماده کنید. نه گفتن را بیاموزید و سرحرف خود محکم بایستید.

تا حد امکان اجازه ندهید کارهایى را که براى شان برنامه ریزى نکرده اید، مخل برنامه ریزى شما شود، تلفن هایى که مربوط به شما نیست را جواب ندهید و به دیگران اجازه ندهید در ساعات اوج کارى تان مزاحمتان شوند.

اگر مى خواهید دوستانتان با شما تماس بگیرند ساعت خاصى را براى آن تعیین کنید. دوستان منطقى این موضوع را مى فهمند و به خواست شما احترام مى گذارند.

سعى کنید در منزل نیز مانند اداره منظم و با برنامه باشید. نوشتن فهرست خرید و دیگر موارد مى تواند از خستگى و هدررفتن وقت شما بکاهد.

در یک زمان، فقط برروى یک چیز متمرکز شوید. تمام انرژى خود را معطوف به کارى کنید که در دست دارید. عواملى را که درکارتان وقفه ایجاد مى کند حذف کنید و وقتتان را صرف فکر کردن به تمام کارهایى که باید انجام دهید، نکنید.

به یاد داشته باشید ۸۰ درصد دستاوردهاى شما هم در زندگى تان و هم در کارتان، تنها حاصل ۲۰ درصد از فعالیت هایى است که انجام مى دهید. پس مى توان آن را بهبود بخشید. از مدیریت زمان به عنوان یک ابزار براى هدفگذارى، اولویت بندى هدف ها و معرفى فعالیت هایى که به شما در راستاى نیل به این اهداف کمک مى کند، استفاده کنید. درواقع مدیریت زمان به شما این امکان را مى دهد تا هوشمندتر کارکنید، نه سخت تر.

منبع: ایران